Oficina de Gestión Documental
Jhon Edison Penagos Arias
Coordinador
El Centro de Gestión Documental es una unidad administrativa adscrita a la Secretaría General, que como línea transversal en sus áreas tiene el siguiente objetivo en común: la optimización del acceso, uso y custodia de la información de la Institución.
Esta unidad, dentro de sus acciones tiene el propósito de proponer técnicas y buenas prácticas en materia archivístico para el fortalecimiento de los registros administrativos y académicos, sirviendo como fuente de investigación, cultura y conformando la memoria documental e histórica de Los Libertadores.
Este centro de información contribuye al mantenimiento y aseguramiento documental que permite servir como fuente informativa, y a su vez, atender los requerimientos que son fundamentales en temas legales y de transparencia administrativa. A partir de la conservación de documentos, por un período prudencial, se permite hacer un seguimiento de los procedimientos desarrollados por colaboradores, personal externo, auditorías y otros procesos que contribuyen al buen gobierno de Los Libertadores y dan evidencia de las actuaciones de la Institución.
Misión
Visión
Ingreso AZ DigitalFunciones
Según el Reglamento Interno de Archivo en su artículo 3°, son funciones del Centro de Gestión Documental:
- Implementar el Programa de Gestión Documental (PGD).
- Suministrar a las dependencias de la institución la información que se encuentra en custodia.
- Diseñar políticas archivísticas.
- Integrar los procesos de información.
- Desarrollar planes de capacitación a los funcionarios de la Institución.
- Generar lineamientos para la producción documental en las distintas dependencias de la institución.
- Realizar caracterización y modernización de procesos en materia de Gestión Documental.
- Integrar el Sistema de Gestión de Calidad con el Sistema de Gestión Documental.
- Asesorar a las dependencias sobre la organización de sus archivos de gestión.
Servicios
De conformidad con el Reglamento Interno de Archivo, artículo 12, los servicios que presta el Centro de Gestión Documental son los siguientes:
- Normalización y actualización de políticas aplicadas a los documentos de archivo.
- Asesoría para las unidades administrativas y académicas en la conformación de los archivos de gestión.
- Transferencia documental de los archivos de gestión al archivo central.
- Descarte documental de aquellos documentos que han perdido su valor probatorio.
- Reprografía de información para garantizar su consulta y conservación.
- Consulta de los documentos transferidos al archivo central.
- Préstamo de los documentos que se encuentran bajo custodia en el archivo central.
- Actualización de las tablas de retención documental (TRD).
- Asesoría y orientación técnica para proyectos de gestión documental.
- Capacitación sobre procesos documentales para la organización y manejo adecuado de los documentos de archivo.
Documentos Generales
Contacto
Edificio Centro de Gestión Documental | Calle 63 b No. 16-73
Ventanilla Única de Correspondencia | Sede Córdova. Piso 1. | Carrera 16 # 63a – 27
