Proveedores

Las facturas se radican enviando un correo electrónico a facturasrecibidas@libertadores.edu.co

Por favor tener en cuenta lo siguiente, con el fin de gestionar la radicación sin novedades, anexar los documentos soporte así:

Nota: Todos los documentos deben estar completos, legibles, en formato PDF y cada archivo por separado.

• El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe cumplir la factura de venta:
  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de su expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

  Nota: Los requisitos a, b, c y d deben estar previamente impresos en la factura.

  Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de autorización para facturar, que debe estar impresa en la respectiva factura.

• Incluir el número de la orden de compra, solicitud de pago o contrato.
• Indicar el número del pago, por ejemplo: pago 1 de 12.

La Fundación Universitaria Los Libertadores realiza sus procesos de selección de proveedores de acuerdo con sus necesidades de adquisiciones y estándares definidos para cada una de ellas. Puede darnos a conocer su portafolio ingresando al «Aplicativo Trámites Proveedores», elegir el tema de ayuda “Selección de proveedores” y proporcionar la información y documentos requeridos. Posteriormente, en caso de que su portafolio se ajuste a alguna necesidad institucional, este será evaluado por la dependencia encargada con el fin de determinar su pertinencia y en caso de que aplique le invitaremos a participar en nuestros procesos de selección de proveedores.

Una vez cerramos el proceso y adjudicamos la adquisición, recibirá un correo electrónico por parte de la Fundación Universitaria Los Libertadores con la solicitud de pago u orden de compra de manera que pueda proceder con el despacho o la prestación del servicio.

Debe comunicarse con la persona de contacto indicada en el correo electrónico de adjudicación de la adquisición para acordar las condiciones de la entrega.

Sí, GC-PL-001 Cuenta de Cobro, disponible en la sección «Documentación de interés» de esta misma página.

Las facturas deben ser radicadas entre el 1 y 21 de cada mes.

La Fundación Universitaria Los Libertadores, realiza el pago a 30 días contados desde la fecha de radicación de la factura. Si la factura fue radicada hace más de 30 días debe ingresar al «Aplicativo Trámites Proveedores», seleccionar el tema de ayuda «Pagos facturación» y solicitar información sobre el estado de contabilización de la factura.

La factura será rechazada, por lo que genera la obligación por parte del proveedor o contratista de expedir una nota crédito electrónica por el valor total de la factura, y si es el caso se debe expedir una nueva factura electrónica que cumpla con todos los requisitos.

Debe ingresar al «Aplicativo Trámites Proveedores», seleccionar el tema de ayuda “Actualización de terceros” y proporcionar la información actualizada.

El valor neto pagado de una factura al proveedor puede resultar inferior al valor de la factura; debido a las retenciones de ley (impuestos), además, debe tener en cuenta que estas retenciones varían según el caso y condiciones de cada proveedor. No obstante, en caso de que las diferencias persistan, teniendo en cuenta lo anterior, seleccione el tema de ayuda «Pagos facturación» y solicite información sobre el pago correspondiente.

Debe realizar su solicitud a través del «Aplicativo Trámites Proveedores» seleccionando el tema de ayuda «Certificado de ingresos y retenciones».

El proveedor que decida realizar la venta de una factura le indicará al comprador que es su deber informar dicho endoso a la Fundación Universitaria Los Libertadores tres (3) días antes del vencimiento del título valor, para ello el comprador debe radicar en la Ventanilla Única de Correspondencia la siguiente documentación:

• Carta informativa de notificación de la venta de la factura, firmada por el Representante Legal del Proveedor/Contratista y con la especificación de: razón social, NIT, correo electrónico y teléfono, nombre y cédula del representante legal, así como la relación del título valor sobre el cual se efectúa la venta. También debe contener los datos de la Entidad/Persona a la cual se le vendió el título valor (razón social/nombre, NIT/documento de identidad, dirección, teléfono, tipo y número de cuenta bancaria en donde se deben depositar los pagos).
• Adjuntar el original de la factura debidamente endosado en la parte de atrás con la firma del Representante Legal del emisor y la fecha de negociación. Adjuntar dos copias fiel copia del título valor original.
• En caso de que el comprador de la factura no este registrado o requiera actualización en el sistema contable y financiero de la Fundación Universitaria Los Libertadores, debe diligenciar el formato «Creación o Actualización de Terceros GA-FT-037», disponible en la sección Documentación de interés.

Respecto a la circulación de la factura electrónica de venta como título valor, la Resolución 085 del 08 de abril de 2022 de la DIAN, ordena que se haga mediante endosos electrónicos, obedeciendo la voluntad del emisor o del tenedor legítimo. El endoso consiste en un mensaje de datos que el tenedor del título valor hace a la factura mediante la transferencia electrónica al receptor del título valor.